Nos convertimos en un equipo bajo el paraguas de la red de formación europea Marie Curie dentro del programa H2020. Cada uno de nosotros recuerda claramente el momento en que el coordinador de nuestro proyecto anunció que teníamos que organizar una conferencia. El primer pensamiento para la mayoría de nosotros fue «como si no tuviéramos bastante trabajo…!». Dieciocho meses más tarde, podemos decir que lo hemos conseguido, y que ha valido la pena.
Todos diferentes, todos conectados
Cada uno de nosotros tiene una formación y un contexto distintos. Nuestros proyectos están conectados por la división celular, desde estudios sobre microtúbulos (in vitro o en levadura, huevos de Xenopus, células somáticas y ovocitos humanos) hasta la caracterización estructural de proteínas mitóticas, descubrimiento de fármacos, modelización computacional y reconstrucción del huso mitótico con microscopía electrónica. Trabajamos en cinco instituciones de prestigio: el Centro de Regulación Genómica (CRG) (Barcelona), Max Planck (Dortmund), Institut Curie (París), TU Dresden (Desden), The Crick Institute (Londres) y tres prometedoras empresas; Clínica EUGIN (Barcelona), Cherry Biotech (Rennes) y LDC (Dortmund).
Con esta diversidad de procedencias y siendo once personas situadas a kilómetros de distancia – literalmente en el mapa o figurativamente en personalidad – los retos de encontrar un camino común para nuestro viaje no han sido insignificantes. Nuestra primera reunión tuvo lugar en septiembre de 2017. Aquí compartimos lo que hemos aprendido durante el siguiente año y medio.
LECCIÓN 1: Utilitzad un gestor de tareas
Hay una gran cantidad de decisiones que hay que tomar cuando se organiza una conferencia, empezando por las evidentes, como elegir tema, tamaño de la conferencia, ubicación, fecha y duración. Después de esto, vendrán muchas otras decisiones, y todas deben estar bien justificadas; ¡nuestras reuniones por skype se llenaron de intensas conversaciones y lluvias de ideas! Pablo nos introdujo a una aplicación de gestor de tareas que facilitó nuestra coordinación.
LECCIÓN 2: Asignad roles claros
Un momento clave que facilitó las interacciones y las hizo más productivas y significativas fue la asignación de roles claros, que en nuestro caso clasificamos en cuatro grupos: Logística, Presupuesto, Comunicación / Marketing y Contenidos científicos. Esta asignación de tareas maximizó nuestras posibilidades de éxito a medida que intentábamos hacer coincidir los diferentes requisitos de cada tarea con nuestras habilidades y conocimientos.
LECCIÓN 3: Escojed a alguien que lidere el proyecto
Empezamos sin un «jefe de proyecto», lo que provocó una falta ocasional de objetivos claros y de seguimiento sobre si cumplíamos o no los plazos. Este papel viene con una gran responsabilidad, que todos éramos reacios a asumir. Esto cambió a medida que la experiencia de doctorado aumentó nuestra confianza y nos ayudó a descubrir los aspectos de nuestro carácter que mejor se adaptaban al rol de liderazgo, gestión de proyectos, comunicación, etc.
LECCIÓN 4: Trabajad en equipo
Uno de los compañeros que trabaja en la industria señaló la importancia de la jerarquía y la distribución de roles. Sin embargo, este modelo de organización piramidal nos privaría de la experiencia básica que esta tarea nos pedía: el trabajo en equipo. En lugar de tener una figura que consulta al resto del equipo, pero toma la decisión final solo o sola, nuestro enfoque era más como el de un equipo de fútbol. Natalia Dave Coll, que gestiona y coordina la red DivIDE, fue nuestra brillante entrenadora, ayudándonos a darnos cuenta de las habilidades que teníamos y de las que necesitábamos.
LECCIÓN 5: Sed ambiciosos
Pero no han sido todo luchas y retos. También hemos tenido sorpresas agradables que nos aportaron una buena dosis de confianza y nos cargaron las baterías de motivación. Inicialmente propusimos un ambicioso panel de ponentes que invitaríamos a la conferencia. Pensábamos que la mayoría de ellos se negaría y deberíamos hacer una segunda ronda, reduciendo nuestras expectativas. Resultó que todos aceptaron. Fue muy gratificante ver como investigadores ya establecidos están dispuestos a participar en una conferencia organizada por estudiantes de doctorado.
LECCIÓN 6: Pedid ayuda
Otra fuente de inmenso apoyo ha sido en relación a la parte más administrativa, ya que no habría sido posible afrontar todo este trabajo sin la ayuda del personal experto del CRG, en concreto Ester Montava y Laura Prat. Su valiosa experiencia en organizar eventos nos permitió proceder paso a paso, prestando atención al más mínimo detalle.
LECCIÓN 7: Aprended a conoceros
La organización de una conferencia da forma a las relaciones profesionales de una manera como ninguna otra actividad, creando fuerzas tanto de tracción como de empuje – al igual que hacen los microtúbulos del huso durante la división celular. Tiene que haber una concentración consciente, una alineación de experiencia, una organización estratégica, una estructura estable pero dinámica. Todo este proceso nos ha ofrecido una oportunidad para descubrir habilidades que no sabíamos que poseíamos y a respetar los límites impuestos por nosotros mismos o por otros.
LECCIÓN 8: ¡Disfrutad!
Finalmente, hemos disfrutado de la extraordinaria ventaja de encontrarnos «detrás del escenario». Ver cómo se hace todo desde dentro y no como observadores. Es aquí, en la retaguardia, donde se ve el esfuerzo, los momentos débiles, las ofertas de ayuda, el espíritu de equipo y la compleja red de relaciones e interacciones sobre las que se construye tu creación.
«Parecía casi imposible organizarlo al principio, teniendo en cuenta que somos once personas con diferentes visiones y geográficamente lejanas. Ahora, a un mes de la conferencia, podemos ver que nuestros esfuerzos toman forma y estamos satisfechos con la manera en que hemos organizado la conferencia»
Conclusiones
Pero describimos todo esto antes del evento. Sólo podemos imaginar lo que nos aportará la conferencia con respecto a más lecciones por aprender, solución de los problemas que surjan y demandas urgentes que tendremos que tratar con rapidez y eficiencia. Los jueces de nuestro éxito serán los participantes en la conferencia. Por tanto, os animamos a participar en esta expedición para compartir conocimientos científicos y os esperamos el 30 de mayo en el Parque de Investigación Biomédica de Barcelona (PRBB) para la conferencia “From pole to pole: molecules and mechanisms of the spindle”.
